etusivuotsikko2

Yhdistykset ovat viime kuukausina käsitelleet toimintasuunnitelmiaan, joita on kasattu kunkin yhdistyksen omien käytäntöjensä mukaisesti. Joissakin se on syntynyt helposti useinkin vakiintuneen tavan mukaisesti ja onpa saatettu mennä jossakin kohdin murtamaan pähkinääkin. Tämän jutun tarkoitus ei ole olla ns. oikean toimintamallin esittelyä, vaan joitakin käytännön arkisia kysymyksiä, joita toimintasuunnitelmaa kasatessa tulee mieleen. Ensinnäkin, miten ylittää kynnys saada suunnitelma tehdyksi helpoimmin? Se on tietysti, otanpa viime vuoden suunnitelman ja vaihdan siihen vuosiluvun. Kieltämättä joissakin yhdistyksissä tämä voikin toimia ja monilla onkin säännöllisesti vuosittain toteutettavia tapahtumia ja kampanjoita. Nämä onkin paikallaan laittaa suoraan vuosikelloon. Asia ei välttämättä ole kuitenkaan ihan näin helppo, sillä vuosittainkin toistuvilla kampanjoilla ja tapahtumilla on useinkin jokin erityispiirre ja sen toteuttaminen tarvitsee omat aineksensa. Tuleeko sittenkään ajatelleeksi, mikä onkaan toimintasuunnitelman merkitys?

Toimintasuunnitelman peruskivet ovat järjestön toiminnan tarkoitus ja sen perustalle luotu strategia. Toimintasuunnitelma on järjestöä ohjaava dokumentti. Se kertoo, mitä järjestössä tehdään kunakin toimikaudella. Kaikkineen toimintasuunnitelma on järjestön sääntöjen jälkeen tärkein toimintaa ohjaava asiakirja. Miten se sitten toimii ohjausinstrumenttina? Toimintasuunnitelmalla on tietty velvoittavuus, jota ei useinkaan tulla edes ajatelleeksi. Se nimittäin toisaalta velvoittaa hallituksen toteuttamaan siinä mainitut asiat ja toisaalta antaa valtuudet tehdä kaiken, mitä tavoitteiden saavuttamiseksi on tarpeen. Tekemisen rajoja säätelee järjestön taloussuunnitelma. Toimintasuunnitelma ja budjetti ovat eräänlainen järjestötoiminnan ”siamilaiset kaksoset” eikä niitä voida leikata erilleen yksiöiksi. Toimintasuunnitelman ohjauselementti kulkee sekä järjestön toiminnasta vastaavan hallinnon ja toimivan joukon sisällä että järjestöön sen jäsenistöstä ja sidosryhmistä. Niistä saatavat signaalit voivat tuoda oman lisänsä ja värinsä sekä toimintasuunnitelmien luomisvaiheeseen että sen toteuttamiseen toimintakauden aikana.

Mitä toimintasuunnitelmassa tulee olla ja mitä siinä ei tarvita? Ensinnäkin siinä pitäisi olla maininta, mitä ja miksi tämä järjestö on olemassa. Tuo voi useinkin tulla jätetyksi pois, koska sehän on itsestään selvyys, vai onko sittenkään? Monessa järjestössä taitaa olla jäsenistöä, jolla ei ole tarkkaan selvillä jäsenyyksiensä järjestöjen toiminta-ajatukset ja strategiat. Näin on yleisyhteiskunnallisten järjestöjen kohdalla. Toimintasuunnitelmaan kuuluu kirjata konkreettisia keinoja ja toimintoja. Niistä syntyy toimintasuunnitelman velvoittavuus. Konkretisointia on myös se, että toimintasuunnitelmassa ”ei pyrittäisi vaan tehtäisiin”. Jos on jotakin, joka siintää jossakin horisontissa, niin siitäkin tulisi mainita tulevaisuuden asiana, joka selvitetään. Tätä varten on hyvä toteuttaa strategiatyötä ja näin voimassa olevat strategiat antavat perustaa vuosittaiselle toiminnan suunnittelulle. Toimintasuunnitelman lähtökohdaksi jo vastuullisten turvallisuuden vuoksi on otettava sen realistisuus. Siihen ei siis kannata kirjata mahdottomiksi tiedettyjä asioita eikä liioin kauniilla sanakäänteillä lausuttuja korulauseita. Ne voivat vaikuttaa johonkin ulkopuoliseen hienoina periaatteina, mutta jos niillä ei ole tukevaa maaperää toteutumiselle, niin ne on parasta jättää pois.

Edellä oleva ei tarkoita sitä, että toimintasuunnitelma ei voisi olla kunnianhimoinenkin. Sen velvoittavuutta on sekin, että vastuullisten toimijoiden on seurattava toteutumista toimikauden aikana ja raportoiva kunkin järjestön raportointimallin mukaisesti. Toimintasuunnitelman tekemiseen ei ole yhtä ainoaa tapaa ja mallia, vaan niitä on yhtä monta kuin on järjestöäkin. Kukin toteuttaa sen oman järjestökulttuurinsa mukaisesti. Tavoitteet ja toiminnot voidaan kirjata yksityiskohtaisesti järjestön vuosikelloon tai lausua ne yleisluontoisesti, jolloin toteutuksen muodot ja sisällöt jäävät kunkin tilanteisuuden mukaan ratkaistavaksi. Hyväksi periaatteeksi sopii ytimekkyys, jolloin suunnitelman viesti terävöityy. Toimintasuunnitelma voi olla mieluummin liian lyhyt kuin liian laaja. Siis on kyseessä sen laatimisen sietämätön keveys. 

Comments powered by CComment